Sachbearbeiter/in / Büroleitung – Vollzeit (m/w) (Anlehnung an TVöD 9)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir zunächst auf zwei Jahre befristet eine/n Sachbearbeiter/in / Büroleitung Vollzeit (m/w) (Anlehnung an TVöD 9), die/der an den Chief Operating Officer (COO) der DGAP berichtet.

Die Deutsche Gesellschaft für Auswärtige Politik e.V. (DGAP) forscht und berät zu den aktuellen Themen und Trends der deutschen Außenpolitik. Als unabhängige, überparteiische und gemeinnützige Experten und Mitgliederorganisation prägt sie seit über 60 Jahren die außenpolitische Debatte in Deutschland und trägt zur internationalen Vermittlung deutscher Politik bei. 

Sie übernehmen folgende Aufgaben:

  • Selbstständige Büroleitung des COO
  • Selbstständige Vorbereitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
  • Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten sowie Anfertigung von
  • Gesprächsnotizen
  • Termin- und Wiedervorlagemanagement
  • Reiseorganisation und Internetbuchungen für Bahn- und Flugreisen (national und international)
  • Selbstständige Reisekostenabrechnung
  • Zu- und Absagen von Einladungen
  • Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
  • Datenbankpflege
  • Adressmanagement

Sie bringen mit:

  • Abgeschlossene Ausbildung zum /zur Kaufmann/-frau im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroleitung bzw. –management oder einer ähnlichen Position
  • Versierter Umgang mit allen MS-Office Anwendungen
  • fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (muttersprachliches Niveau)
  • fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
  • sicheres Text- und Ausdrucksvermögen
  • Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten, hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Organisationstalent
  • Freundliches und sicheres Auftreten – auch in internationalen Kontexten
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit

Wir erwarten uneingeschränkte Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion.

Wir bieten Ihnen:

  • Eine verantwortungsvolle, spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem jungen aufgeschlossenen Team in einer Organisation im Aufbruch
  • Kontakt mit nationalen und internationalen Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft, Medien und Zivilgesellschaft
  • Flexible Arbeitszeiten

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung ist angestrebt.

Wir freuen uns darauf, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen!

 

Bitte schicken Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inkl. Zeugnisse und Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins in einer PDF-Datei bis zum 07.06.2019 an Dr. Thorsten Klaßen unter: klassen@dgap.org.

Veranstaltungen
DGAP in den Medien
dgap info